En septiembre de 2022 se aprobó la ley de Creación y Crecimiento de empresas. Una norma que va a suponer importantes cambios para las compañías de nuestro país.
La implementación de la factura electrónica B2B en España es un proceso impulsado tanto a nivel nacional como europeo para el que es necesario concienciarse y prepararse.
Esta ley da nuevos pasos en la implantación definitiva de la factura electrónica para las transacciones realizadas por emprendedores y empresas en sus relaciones comerciales con otros empresarios y profesionales.
La Ley tiene como objetivo, entre otros, mejorar los negocios impulsando la creación y el crecimiento empresarial a través de la adopción de medidas para agilizar la creación de empresas.
Objetivos:
Resumen del contenido de la Ley:
Te presentamos los puntos más importantes de este artículo para que puedas elegir qué leer:
Esta obligación de facturación electrónica de operaciones B2B será efectiva al año de aprobarse el desarrollo reglamentario previsto para este primer trimestre de 2023, ya con retraso, para empresas con una facturación superior a 8 millones de euros y dos años después para el resto.
A partir del 2025 ya no habrá envíos de facturas en PDF en España y en países con facturación electrónica B2B obligatoria. A partir de esa fecha se realizarán comunicaciones entre sistemas y programas informáticos a través de plataformas privadas y públicas, estas últimas para los procesos de contratación B2G. Es evidente que la nueva norma va a tener un gran impacto en la gestión del día a día de las empresas y más en concreto en las áreas financieras.
Haré referencia a tres puntos que considero relevantes en la nueva normativa.
La adaptación va a ser costosa para todos los implicados pero para los operadores tecnológicos van a tener que realizar un esfuerzo especial para poder cumplir con todo lo exigido en la norma: indicar la fecha de pago y los periodos medios de pago. Además estas empresas deben garantizar la interoperabilidad de los formatos y la interconexión con otras plataformas. Así mismo deben cumplir con todos los estándares de seguridad y control de sus procesos.
A día de hoy la Ley crea y Crece sigue en proceso de desarrollo por lo que tendremos que esperar a ver el detalle de la reglamentación final pero considero que el cambio que nos viene es más profundo que el hecho de no utilizar el PDF para el intercambio de facturas. El hecho de que se imponga la obligatoriedad del uso del formato electrónico en el intercambio de información financiera entre empresas significa que el concepto es más amplio y que hablamos de algo más que de factura o de factura electrónica.
Hablamos de la transformación completa de la función financiera. Y aún más, la Comisión Europea nos habla en su propuesta legislativa para el 2022 de ” IVA en la era digital”; es decir, la Comisión está introduciendo la sugerencia de la automatización y nos “empuja” a abordar la gestión integral del proceso financiero y avanzar hacia una automatización inteligente de todo el proceso.
En este punto la tecnología juega un papel fundamental como base para poder hacer ese camino de transición de lo analógico a lo digital, cumplir con los requerimientos marcados por los organismos regulatorios y aumentar nuestra competitividad en el mercado.
En SAYES estamos convencidos de que la tecnología nos debe resolver la integración y la automatización. La tecnología avanzada y bien aplicada debe permitirnos poder adaptar nuestro modelo financiero a los cambios normativos y añadir elementos que nos permitan sumar ventajas como dotar a los responsables de la función de las herramientas adecuadas para abordar el proceso de adaptación a las nuevas soluciones.
Y cuando hablamos del ciclo completo de la función financiera nos referimos a todo el proceso end to end, desde el pedido, preparación del bien o servicio, entrega y aceptación, factura y pago, lo que nos lleva a pensar que estamos en un punto inicial de un proceso de digitalización que nos exigirá análisis de la situación, adaptación al cambio, implantación de soluciones y revisión de los resultados.
¿En este punto qué preguntas son las que nos deberíamos hacer?
Quizá sea el momento no solo de adaptarnos a la nueva norma sino de mejorar los procesos implicados para asegurarnos la competitividad. Convirtamos este reto obligatorio en una oportunidad para fortalecer y optimizar nuestros procesos y así facilitar la migración de los sistemas involucrados en el cambio.
Por ello la tecnología es un componente necesario pero no suficiente. Es el momento de revisar no solo las integraciones con clientes o proveedores sino si nuestros procesos realmente hacen lo que tendrían que hacer, si existen retrabajos, cuellos de botellas, tiempos perdidos… no automatizemos algo que no está bien.
Desde SAYES podemos ayudarle en ambos sentidos, revisar y mejorar el proceso completo de la función financiera para prepararnos a futuro y acompañarle en el proceso de automatización que ahora ya es una realidad con fecha de cumplimiento con el conocimiento de la tecnología indispensable para poder llevar a cabo el cumplimiento del detalle de la norma.
En SAYES ponemos a disposición de los responsables de negocio y de los departamentos de IT el conocimiento, la experiencia y la garantía completa tecnológica para revisar y mejorar el proceso completo de la función financiera para prepararnos a futuro y acompañarle en el proceso de automatización que ahora ya es una realidad con fecha de cumplimiento.
El 2024 ya está aquí y es el momento, aunque sea “empujados” por la Ley Crea y Crece, para ponernos en marcha.
Para saber más de automatización lea aquí.
La Ley de Creación y Crecimiento introduce, por primera vez en nuestro país, la obligatoriedad de uso de la factura electrónica en las relaciones comerciales entre empresas privadas con el fin de impulsar el crecimiento y la digitalización empresarial.
La factura electrónica en España es una alternativa legal a la factura tradicional en papel, pero que se expide y se recibe en soporte electrónico. En España lleva siendo obligatoria desde el 2015 para las transacciones B2G.
Debido a las ventajas que supone, España decide en el año 2022 ampliar la obligatoriedad a las transacciones electrónicas entre empresas privadas.
La factura electrónica es, al igual que la factura tradicional, un justificante de entrega de bienes y/o prestación de servicios.
A efectos legales tiene la misma validez que una factura en papel, con la única diferencia es que una factura sea electrónica debe ser enviada y recibida por medios telemáticos, asegurando en todo momento la trazabilidad y autenticidad de los datos que contiene.
La factura electrónica en formato estructurado contiene datos, permitiendo la automatización de los procesos de emisión y recepción de facturas y su integración con las herramientas informáticas contables y de gestión del negocio.
Algunos de los formatos estructurados son los que utilizan el lenguaje XML (como UBL o Facturae) o EDIFACT, entre otros.
En el caso concreto de España, encontramos el formato Facturae para facturar a las Administraciones Públicas. En el ámbito de la factura electrónica existen varios lenguajes XML con formatos como el UBL o Facturae y EDIFACT.
FACTURAe
Para la Administración Pública. Utilizada por todos los proveedores de la Administración Pública desde su entrada en vigor en 2015. Para facturar a contratistas y subcontratistas de la Administración. El formato facturae es obligatorio en los casos anteriormente mencionados, pero también se hace extensible a la empresa privada con la publicación en el BOE de la Ley Crea y Crece (que obliga a estas a emitir y recibir factura electrónica en todas sus relaciones comerciales).
UBL
Simplifica de forma estandarizada la automatización del intercambio de información financiera mediante el lenguaje XML. Puede ser visualizado en distintos programas (navegador Internet, Excel, etc.). Este formato ya existe en Holanda o Suecia, y se extenderá por más países de Europa para tener un lenguaje común en un formato único en las relaciones B2G.
INVOIC
Es el mensaje electrónico equivalente a la factura.
Resumen:
Funcionamiento basado en plataformas de intercambio electrónico:
Ley Crea y Crece, donde las plataformas deben garantizar la interconexión e interoperabilidad gratuitas:
Hablemos, por ejemplo, del proceso de facturación de una empresa donde vemos cómo se van a producir cambios que afectarán al proceso tal y como lo conocemos ahora:
O del proceso de recepción de facturas que también se va a ver afectado por la nueva ley en los puntos coloreados con más intensidad:
Para empezar, las empresas que en la actualidad cumplen con un proyecto de reporte fiscal electrónico como el SII están obligadas a hacer uso de la facturación electrónica con la entrada en vigor de la Ley Crea y Crece
SII
En España, las empresas que facturan más de 6 millones de euros anuales están obligadas a presentar el Suministro Inmediato de Información (SII). Sistema de tramitación del IVA, desarrollado por la Agencia Tributaria (AEAT), para la gestión electrónica de los libros de registro del Impuesto sobre el Valor Añadido. Obliga a suministrar la información relativa a los registros de facturación (expedidas y recibidas) a través de la Sede Electrónica de la Agencia Tributaria en un plazo máximo de cuatro días, incluidas las facturas simplificadas
Así puede decirse que el reporte fiscal electrónico sirve para optimizar la gestión del IVA a través del suministro de los registros de facturación; mientras que, la factura electrónica busca la monitorización de todo el proceso de facturación para reducir los plazos de pago.
A qué partes del negocio afecta la factura electrónica:
Una de las ventajas contenidas dentro del objetivo de “lucha” contra la morosidad es el conocimiento del “Estado” de tramitación de la factura. Por ello, las plataformas de factura electrónica deben contener (aunque existen más) los siguientes estados:
Y lo más importante, la fecha de pago prevista de cada una de las facturas.
Las empresas y autónomos deberán ser capaces de comunicar la fecha de pago de cada factura. Esta obligación de comunicación de fecha de pago puede recaer en el pagador/cobrador o ambos.
La factura electrónica lo que busca es transformar la relación de las empresas con sus proveedores y clientes. Con ella se crea un canal profesional de comunicación que es esencial para transformar la relación, garantizando una mayor interconexión e interoperabilidad.
Este canal de comunicación debe tener dos características básicas:
No se eliminarán las adaptaciones de las plataformas privadas a sus clientes, permitiéndoles maximizar la agilidad en su funcionamiento, el ahorro de costes y la integración en procesos de negocio. Las empresas y autónomos, al tener capacidad de recibir y emitir facturas por un único canal, podrán beneficiarse del ahorro de costes que supone la automatización de este proceso. Poder gestionar la comunidad con facilidad hace que se cree el ambiente propicio para pagar las facturas a tiempo.
Dentro de las tendencias empresariales cabe destacar la integración y transformación de los procesos de compras P2P (Purchase to Pay) y ventas O2C (Order to Cash).
El artículo 12 de la Ley Crea y Crece, relativo a la facturación electrónica establece la obligación de expedir, remitir y recibir facturas electrónicas a todas las empresas y autónomos en sus relaciones comerciales.
Modelo de funcionamiento
La puesta en marcha de la Ley Crea y Crece se realizará mediante la implementación de un modelo de intercambio de facturas descentralizado a través de operadores tecnológicos certificados. Por una parte, no será un modelo donde la Administración valida la factura antes de ser enviada al cliente o sello por el que la Administración valida la factura antes de ser remitida al cliente. Por otra parte, tampoco se impondrá, como se ha hecho en otros países, una sola plataforma pública por la que pasen todas las facturas electrónicas sino que se tendrá en cuenta las que ya existen privadas y públicas.
Las empresas que ya realizan facturación electrónica tienen ya mucho camino ganado, sobre todo si trabajan con formatos de facturas basados en estándares globales. La implementación dependerá del punto de partida y del grado de integración deseado y cada uno asocia unos costes diferentes. El reto es para los operadores tecnológicos, que deben cumplir con los requisitos técnicos y de información a incluir en la factura electrónica a efectos de verificar la fecha de pago y obtener los periodos medios de pago. Así como asegurar la interoperabilidad y seguridad, control y estandarización para la interconexión entre sus plataformas. En el ámbito de la gestión, las empresas tendrán que manejar la información de pagos individualizados por factura.
¿Qué significa la interoperabilidad de las plataformas de los operadores?
Lo primero que hay que significar es que la Ley no señala el coste que los operadores logísticos deben marcar a sus clientes. Se establece la gratuidad para fomentar la interconexión entre las plataformas
Registro de empresas en un directorio público
Para cubrir la etapa de convivencia, entre los años 2024 y 2025, entre empresas que deben cumplir con la obligatoriedad de la factura electrónica y las que no tiene que hacerlo se creará un directorio de puntos de recepción de facturas donde cada empresa indicará en qué plazo se encuentra . De esta forma en esta plataforma se registran las empresas que tengan obligación de hacerlo y podrán hacerlo voluntariamente las que no tengan esa obligatoriedad.
Así mismo en este directorio público cada empresa registrará la plataforma con la que trabajan para la recepción de facturas y notificará los datos que quiere recibir en la factura para que pueda recibir la factura desde su plataforma o desde cualquier otra.
